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DEVO USAR O MDF-e? CONCEITO E UTILIZAÇÃO

1 - O que é o Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais - MDF-e?

Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais (MDF-e) é o documento emitido e armazenado eletronicamente, de existência apenas digital, para vincular os documentos fiscais transportados na unidade de carga utilizada, cuja validade jurídica é garantida pela assinatura digital do emitente e autorização de uso pelo Ambiente Autorizador.

2 - JÁ EXISTE LEGISLAÇÃO APROVADA SOBRE O MDF-E?

O Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais tem validade em todos os Estados da Federação. A legislação em âmbito nacional já está aprovada e pode ser consultada no link Legislação e Documentos.

3 - QUAIS SÃO AS VANTAGENS DO MDF-E?

O MDF-e proporciona benefícios a todos os envolvidos na prestação do serviço de transporte.

Para os emitentes do MDF-e podemos citar os seguintes benefícios: Redução de custos de impressão do documento fiscal, uma vez que o documento é emitido eletronicamente. O modelo do MDF-e contempla a impressão de um documento em papel, chamado de Documento Auxiliar do Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais (DAMDFE), cuja função é acompanhar o transporte e consequentemente informar o trânsito dos documentos da carga. A impressão do documento auxiliar deverá ser em papel comum A4 (exceto papel jornal).

Redução de custos de aquisição de papel, pelos mesmos motivos expostos acima;
Redução de custos de armazenagem de documentos fiscais. Atualmente os documentos fiscais em papel devem ser guardados pelos contribuintes, para apresentação ao fisco pelo prazo decadencial. A redução de custo abrange não apenas o espaço físico necessário para adequada guarda de documentos fiscais como também toda a logística que se faz necessária para sua recuperação. Um contribuinte que emita, hipoteticamente, 100 Manifestos por dia contará com aproximadamente 2.000 Manifestos por mês, acumulando cerca de 120.000 ao final de 5 anos. Ao emitir os documentos apenas eletronicamente a guarda do documento eletrônico continua sob responsabilidade do contribuinte, mas o custo do arquivamento digital é muito menor do que o custo do arquivamento físico;
GED - Gerenciamento Eletrônico de Documentos: O MDF-e é um documento estritamente eletrônico e não requer a digitalização do original em papel. Sendo assim, possibilita a otimização dos processos de organização, a guarda e o gerenciamento de documentos eletrônicos, facilitando a recuperação e intercâmbio das informações.
Redução de tempo de parada de caminhões em Postos Fiscais de Fronteira: Com o MDF-e, os processos de fiscalização realizados nos postos fiscais de fiscalização de mercadorias em trânsito serão simplificados, reduzindo o tempo de parada dos veículos de cargas nestas unidades de fiscalização;
Incentivo a uso de relacionamentos eletrônicos com clientes (B2B): O B2B (business-to-business) é uma das formas de comércio eletrônico existente e envolve as empresas (relação empresa - à - empresa). Com o advento do MDF-e, espera-se que tal relacionamento seja efetivamente impulsionado pela utilização de padrões abertos de comunicação pela Internet e pela segurança trazida pela certificação digital.
Benefícios para a Sociedade:
Redução do consumo de papel, com impacto positivo em termos ecológicos;
Incentivo ao comércio eletrônico e ao uso de novas tecnologias;
Padronização dos relacionamentos eletrônicos entre empresas;

Surgimento de oportunidades de negócios e empregos na prestação de serviços ligados ao MDF-e.

Benefícios para os Contabilistas:
GED - Gerenciamento Eletrônico de Documentos, conforme os motivos expostos nos benefícios das empresas emitentes;

Oportunidades de serviços e consultoria ligados ao MDF-e.

Benefícios para o Fisco:
Aumento na confiabilidade da fiscalização do transporte de cargas;
Melhoria no processo de controle fiscal, possibilitando um melhor intercâmbio e compartilhamento de informações entre os fiscos;
Redução de custos no processo de controle dos manifestos capturados pela fiscalização de mercadorias em trânsito;
GED - Gerenciamento Eletrônico de Documentos, conforme os motivos expostos nos benefícios das empresas emitentes;

4 - QUAIS OS TIPOS DE DOCUMENTOS FISCAIS EM PAPEL QUE O MDF-E SUBSTITUI?

Atualmente a legislação nacional permite que o MDF-e substitua o Manifesto de Carga modelo 25.

5 - O MDF-E SERÁ ACEITO EM OUTROS ESTADOS?

Sim. Os Estados da Federação aprovaram o Modelo de Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais pelo Ajuste SINIEF 21/10 e suas alterações. Independentemente de determinada Unidade da Federação estar ou não preparada para que seus contribuintes sejam emissores de MDF-e, o modelo é reconhecido como hábil para acompanhar o trânsito e o recebimento de mercadorias em qualquer parte do território nacional.

OBRIGATORIEDADE DE EMISSÃO

1 - Quais empresas e a partir de quando as empresas serão obrigadas à emissão de MDF-e?

Está definido no Ajuste SINIEF 21/2010 (a lei básica do MDF-e): http://www1.fazenda.gov.br/Confaz/confaz/Ajustes/2010/AJ_021_10.htm Cláusula décima sétima A obrigatoriedade de emissão do MDF-e será imposta aos contribuintes de acordo com o seguinte cronograma: Nova redação dada ao inciso I da cláusula décima sétima pelo Ajuste SINIEF 10/13, efeitos a partir de 26.06.13. I - na hipótese de contribuinte emitente do CT-e de que trata o Ajuste SINIEF 09/07, no transporte interestadual de carga fracionada, a partir das seguintes datas: a) 2 de janeiro de 2014, para os contribuintes que prestam serviço no modal rodoviário relacionados no Anexo Único ao Ajuste SINIEF 09/07 e para os contribuintes que prestam serviço no modal aéreo; b) 2 de janeiro de 2014, para os contribuintes que prestam serviço no modal ferroviário; c) 1º de julho de 2014, para os contribuintes que prestam serviço no modal rodoviário, não optantes pelo regime do Simples Nacional e para os contribuintes que prestam serviço no modal aquaviário; d) 1º de outubro de 2014, para os contribuintes que prestam serviço no modal rodoviário optantes pelo regime do Simples Nacional; Nova redação dada ao inciso II da cláusula décima sétima pelo Ajuste SINIEF 10/13, efeitos a partir de 26.06.13.
II - na hipótese de contribuinte emitente de NF-e de que trata o Ajuste SINIEF 07/05, no transporte interestadual de bens ou mercadorias acobertadas por mais de uma NF-e, realizado em veículos próprios ou arrendados, ou mediante contratação de transportador autônomo de cargas, a partir das seguintes datas:
a) 3 de fevereiro de 2014, para os contribuintes não optantes pelo regime do Simples Nacional;
b) 1º de outubro de 2014, para os contribuintes optantes pelo regime do Simples Nacional.

2 - Uma empresa de transporte de cargas ou emissora de NF-e com carga própria credenciada a emitir MDF-e deve substituir 100% de seus Manifestos de Cargas em papel pelo Eletrônico? Durante a fase piloto, o estabelecimento credenciado a emitir MDF-e não está obrigado à emissão de 100% dos seus manifestos na forma eletrônica, ficando a sua escolha quais operações e/ou prestações serão documentadas por MDF-e.

3 - QUAIS OS PROCEDIMENTOS PARA QUE UMA EMPRESA INTERESSADA POSSA PASSAR A EMITIR MDF-E?

As empresas interessadas em emitir MDF-e deverão, em resumo: Estar credenciada para emitir CT-e ou NF-e (apenas carga própria) junto à Secretaria da Fazenda do Estado em que está estabelecida. O credenciamento em uma Unidade da Federação não credencia a empresa perante as demais Unidades, ou seja, a empresa deve solicitar credenciamento em todos os Estados em que possuir estabelecimentos e nos quais deseja emitir MDF-e; Possuir certificado digital (emitido por Autoridade Certificadora credenciado ao ICP-BR) contendo o CNPJ da empresa; Possuir acesso à internet; Adaptar o seu sistema de faturamento para emitir o MDF-e; Testar seus sistemas em ambiente de homologação no Ambiente Autorizador do MDF-e;

EMISSÃO E AUTORIZAÇÃO DO MDF-E

1 - QUAIS SÃO AS VALIDAÇÕES REALIZADAS PELO AMBIENTE DE AUTORIZAÇÃO?

Na recepção do MDF-e pelo Ambiente Autorizador, para fins de autorização de uso, é feita uma validação de forma, sendo validados: Assinatura digital para garantir a autoridade do MDF-e e sua integridade; Leiaute do MDF-e - para garantir que não ocorram erros de preenchimento dos campos e que todas as regras de validação foram observadas; Numeração do MDF-e - para garantir que o mesmo MDF-e não seja recebido mais do que uma vez; Emitente autorizado - se a empresa emitente do MDF-e está credenciada e autorizada a emitir MDF-e na UF solicitada; Dessa forma, um MDF-e estar com seu uso autorizado significa simplesmente que a SEFAZ recebeu uma declaração da realização de uma determinada prestação de serviço de transporte a partir de determinada data e que verificou previamente determinados aspectos formais (autoria, leiaute, numeração e autorização do emitente) daquela declaração, não se responsabilizando, em nenhuma hipótese, pelo aspecto de mérito da mesma que é de inteira responsabilidade do emitente do documento eletrônico.

Caso na validação sejam detectados erros ou problemas com assinatura digital, formato de campos ou numeração, o MDF-e será rejeitado, não sendo, neste caso, gravado no Banco de Dados do Ambiente Autorizador.

Importante: ao rejeitar um MDF-e, o autorizador sempre indicará o motivo da rejeição na forma de códigos de erros e a respectiva mensagem de erro. Esses códigos podem ser consultados no Manual de Orientações do Contribuinte.

2 - QUANTO TEMPO DEMORA A AUTORIZAÇÃO DE UM MDF-E PELO AMBIENTE DE AUTORIZAÇÃO?

A infra-estrutura de recepção dos MDF-e é dimensionada para que um manifesto seja autorizado em poucos segundos. O tempo máximo de autorização é dimensionado em até 3 (três) minutos.

3 - COMO DEVE SER A NUMERAÇÃO / SÉRIES DO MDF-E EM RELAÇÃO AO MANIFESTO EM PAPEL?

A numeração utilizada pelo MDF-e será distinta e independente da numeração utilizada pelo Manifesto de Carga em papel. Ressalte-se que o MDF-e é uma nova espécie de documento fiscal, modelo "58".

Independentemente do tipo de prestação, a numeração do MDF-e será seqüencial de 1 a 999.999.999, por estabelecimento e por série.

O contribuinte poderá adotar séries distintas para a emissão do MDF-e, designadas por algarismos arábicos, em ordem crescente, vedada a utilização de subsérie, observado o disposto em Manual de Orientações do Contribuinte.

4 - EM QUE ESTABELECIMENTO DEVE SER EMITIDO O MDF-E?

A infra-estrutura de recepção do BP-e é dimensionada para que um Bilhete de Passagem seja autorizado em poucos segundos. O tempo máximo de autorização é dimensionado em até 3 (três) minutos.

A legislação do ICMS considera cada estabelecimento do contribuinte um estabelecimento autônomo para efeito de cumprimento de obrigação acessória, salvo disposições específicas previstas em Regimes Especiais.

Assim, cada estabelecimento do contribuinte deverá estar inscrito no cadastro de contribuintes do ICMS e emitir os documentos fiscais previstos na legislação.

A emissão do MDF-e depende de prévio credenciamento do contribuinte junto à SEFAZ de circunscrição do estabelecimento interessado.

O processo de geração e transmissão do MDF-e é um processo eletrônico e pode ser realizado em qualquer local, desde que o MDF-e seja emitido por um emissor credenciado e assinado digitalmente com o certificado digital de algum estabelecimento da empresa credenciada.

5 - O MDF-e pode ser emitido antes do carregamento da mercadoria? E o DAMDFE?

O Manifesto Eletrônico, somente poderá ser emitido após serem conhecidos os documentos originários que serão transportados. Este documento pode ser uma nota fiscal tradicional impressa no modelo 1 ou 1-A, uma nota fiscal eletrônica modelo 55, um CTRC ou um CT-e modelo 57 de uma transportadora, enfim, qualquer documento permitido pela legislação vigente para acompanhar a circulação e documentar a prestação de serviço anterior, relativa a carga que estará sendo movimentada no transporte que irá iniciar. No caso do transporte acompanhado por MDF-e, sua emissão, bem como a impressão do DAMDFE, deve observar os prazos previstos na legislação para a emissão dos documentos fiscais que acoberta ou acompanha o transporte.

Em relação ao DAMDFE é indiferente para a SEFAZ o momento de sua impressão dentro da rotina operacional interna da empresa, que poderá ser posterior ou não ao carregamento da mercadoria, desde que o DAMDFE correspondente ao MDF-e que acobertará o transporte o esteja acompanhando desde o seu início.

6 - É POSSÍVEL O ENVIO POR LOTE DE MDF-E OU A EMISSÃO DEVE SER FEITA MANIFESTO A MANIFESTO?

O MDF-e é um documento autônomo e a sua emissão deve ser feita manifesto a manifesto, sendo que cada MDF-e deve ter a sua assinatura digital individual.

CANCELAMENTO E ENCERRAMENTO DE MDF-E

1 - É POSSÍVEL ALTERAR UM MDF-E EMITIDO?

Após ter o seu uso autorizado pela SEFAZ, um MDF-e não poderá sofrer qualquer alteração, pois qualquer modificação no seu conteúdo invalida a sua assinatura digital.

O emitente poderá antes de iniciada a prestação de serviço de transporte, efetuar o cancelamento do MDF-e, por meio da geração de um arquivo XML específico para isso. Da mesma forma que foi realizada a emissão de um MDF-e, o pedido de cancelamento de um MDF-e também deverá ser autorizado pelo Ambiente Autorizador através do sistema de registro de eventos. O Layout do evento de solicitação de cancelamento poderá ser consultado no Manual de Orientações do Contribuinte.

2 - QUAIS SÃO AS CONDIÇÕES E PRAZOS PARA O CANCELAMENTO DE UM MDF-E?

Somente poderá ser cancelado um MDF-e que tenha sido previamente autorizado o seu uso pelo Fisco e desde que não tenha ainda ocorrido o fato gerador, ou seja, em regra, ainda não tenha ocorrido o início do transporte. O prazo atual para o cancelamento do MDF-e é de 24 horas.

3 - QUAL O CONCEITO DE ENCERRAMENTO DE UM MDF-E?

Entende-se como encerramento do MDF-e o ato de informar ao fisco, através de Web Service de registro de eventos o fim de sua vigência, que poderá ocorrer pelo término do trajeto acobertado ou pela alteração das informações do MDF-e através da emissão de um novo. O Layout do evento de solicitação de encerramento poderá ser consultado no Manual de Orientações do Contribuinte.

4 - QUANDO A EMPRESA DEVE REGISTRAR O ENCERRAMENTO DE UM MDF-E?

A empresa emitente deverá encerrar o MDF-e no final do percurso. Enquanto houver MDF-e pendente de encerramento não será possível autorizar novo MDF-e, para o mesmo par UF de carregamento e UF de descarregamento, para o mesmo veículo.

Se no decorrer do transporte houver qualquer alteração nas informações do MDF-e (veículos, carga, documentação, motorista, etc.), este deverá ser encerrado e ser emitido um novo MDF-e com a nova configuração.